Les missions du poste
Rattaché(e) au pôle Direction générale, l'assistant(e) assure un soutien quotidien auprès de Madame le maire et participe à la continuité du pôle Direction générale. Il/elle est l'interface entre Madame le maire et le Directeur général des services, les services communaux, les habitants et ses divers interlocuteurs.
Missions :
Assister Madame le maire dans l'ensemble des tâches organisationnelles et administratives
Gérer la messagerie de Madame le maire, analyser le contenu, prioriser la gestion et la suite à donner
Gérer et organiser l'agenda de Madame le maire, optimiser et garantir la cohérence de son planning
Préparer tous dossiers en lien avec les activités de Madame le maire: préparation des rendez-vous, contextualisation, recherches d'information...
Préparer le protocole pour les manifestations en lien avec la Direction générale, la Direction de la communication et le pôle Culture et animation de la vie locale,
Assurer la gestion du courrier entrant, sa répartition et sa ventilation dans les services communaux, son intégration à la GED. Alerter sur les sujets identifiés comme sensibles
Assurer l'accueil physique et téléphonique de Madame le maire, apporter des réponses adaptées, orienter, et planifier la suite à donner
Veiller à la bonne transmission des informations en lien avec les activités de Madame le maire
Assurer la coordination avec la Direction générale et les services communaux
Assurer un soutien ponctuel auprès des élus : transmission d'information, organisation de réunion, mails, courriers...
Vérifier les parapheurs transmis pour signature de Madame le maire et veiller à leur bonne circulation
S'assurer la bonne représentation et présence de Madame le maire et des élus aux diverses instances externes (assemblées générales, manifestations...)
Assurer le lien avec les autres collectivités dans lesquelles siègent Madame le maire et les élus pour la gestion de l'agenda et des dossiers (CA du Pays Voironnais et autres instances en lien avec le mandat intercommunal...)
Participer à la continuité du pôle Direction générale, participer à la gestion de la messagerie partagée
Assurer l'archivage de ses dossiers
Le profil recherché
Très grande capacité d'organisation
Très grande rigueur
Gestion de priorité
Grande capacité d'analyse et de synthèse
Parfaite connaissance des circuits et des procédures administratives au sein d'une collectivité
Techniques d'accueil et de secrétariat
Capacité à rédiger des écrits de nature diverse
Capacité à travailler en transversalité
Utiliser l'outil informatique et la bureautique de manière experte
Grande autonomie tout en rendant compte
Initiative
Réactivité
Sens du relationnel
Ecoute, fermeté, capacité à gérer les conflits
Très grande discrétion
Grande disponibilité
Spécificités du poste :
Disponibilité ponctuelle en soirée