Assistant Administratif à la Direction Générale des Services - Mairie de Tullins H/F - Communes

LA COMMUNE DE TULLINS (ISERE) RECRUTE
1 ASSISTANT ADMINISTRATIF
A LA DIRECTION GENERALE DES SERVICES (H/F)
POSTE PERMANENT A TEMPS COMPLET
Entre Vercors et Chartreuse, la ville-centre de Tullins, 7 751 hab., 3ème ville de l'Agglomération du Pays Voironnais, se situe au coeur de nombreux axes de communication. Idéalement située dans le Sillon alpin, Tullins est une ville sportive et culturelle, dotée de nombreux équipements, commerces et services. Elle porte aujourd'hui des projets ambitieux visant à renforcer son attractivité, en redynamisant son coeur de ville tout en améliorant la qualité de vie de ses habitants.

- Appui du DGS et relai des informations aux services
- Assurer le secrétariat de la Direction générale des services et du Maire
- Assister le Directeur général des services dans ses fonctions
- Organisation et suivi du Conseil municipal
- Accueils physique et téléphonique des usagers et autres personnes
- Gestion des demandes de rendez-vous pour le Maire et le DGS, régulation des sollicitations
- Gestion du courrier entrant (papier, courriel et fax) : réception, enregistrement et distribution dans les services
- Vérification des documents administratifs rédigés par les services, corrections si nécessaire ou sollicitées par le service, soumission au Directeur général des services pour validation et mise à la signature du Maire ou des élus. Suivi des parapheurs
- Rédaction d'actes administratifs (courriers, courriels, décisions, conventions, arrêtés...) pour le Maire, la Direction générale des services, le Service Culturel et le Service des Sports, ...
- Transmission des actes administratifs au contrôle de légalité via une plateforme de télétransmission
- Tenue des registres des actes administratifs
- Tenue du Recueil des Actes Administratifs (RAA), mise en ligne
- Gestion des autorisations de stationnement des taxis
- Gestion des dossiers assurance (déclaration et suivi des sinistres)
- Gestion de la partie réglementaire du commerce : licences des bars et commerces, suspension du repos dominical
- Interface avec le notaire en matière de foncier
- Gestion des manifestations sportives en lien avec la Préfecture sur la plateforme www.manifestationssportives.fr
- Formation d'agents à l'utilisation de logiciels et plateformes dédiés (GED, télétransmission, marchés sécurisés ...)
- Information des services et agents sur les documents supports et procédures internes, supervision de la cohérence générale avec l'appui du DGS (codirecteur du pôle support durant la vacance du poste).
- Appui des services pour s'assurer que les circuits décisionnels sont fluides

CONTRAINTES ET DIFFICULTES DU POSTE
- Très bonne maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire)
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Bonne maîtrise des techniques bureautiques
- Savoir trouver l'information pour la diffuser
PROFIL SOUHAITE
- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de la Commune
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Bonne expression orale et rédactionnelle
- Maîtrise des outils de bureautique
- Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique, ...)
- Analyse et gestion des demandes d'information, de rendez-vous, ...
- Capacité d'organisation
- Aptitude à travailler en équipe
- Connaissances informatiques et des progiciels (création d'agents, création d'adresse courriel ...)
- Gestion du budget informatique
- Discrétion, sens de la confidentialité
- Bon relationnel, bonne présentation
- Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode
- Autonomie
- Sens de l'écoute
- Forte capacité de résistance au stress
- Adaptabilité
- Polyvalence

• Gestion de l'emploi du temps
• Vérifications administratives
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier