Assistant -Gestionnaire de Patrimoine au Service Technique - Mairie de Apprieu H/F - 38

Sous la responsabilité directe du responsable du Service Technique, l'agent aura pour mission de gérer les tâches administratives au quotidien du Service Technique (gestion des bâtiments communaux, de la voirie, des espaces verts, des réseaux, ...)

Gestion de l'accueil téléphonique et physique du Service Techniques : - Recevoir et recenser les demandes, doléances, questions des administrés et des prestataires extérieurs reçues via les différents vecteurs d'information (courriels, courriers, appels téléphonique, rencontre physique)
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Prendre les messages et hiérarchiser le niveau d'urgence
- Recensement des besoins d'intervention et transmission aux responsables hiérarchiques
- Recevoir et rediriger les mails
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures.
- Faciliter la circulation des informations au sein des services techniques : Être l'interface entre les services administratifs, les agents techniques et les partenaires extérieurs. Diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement du service.
Gestion administrative du Service Technique : - Rédaction des courriers, de notes diverses, des compte rendus,
- Traitement des courriers arrivée et départ, en lien avec le service de l'accueil,
- Traitement des mails arrivés et départ ;
- Aide au suivi du volet financier (devis, factures ...) : Vérifier la conformité des factures et relancer si besoin. Assurer un premier niveau de suivi budgétaire (reporting, suivi des engagements).
- Suivi des arrêtés municipaux et des demandes d'autorisations en lien avec les services concernés,
- Organisation du classement et de l'archivage ainsi que la numérisation
- Réalisation des affichages en fonction des demandes.
Planification et suivi : - Réception et centralisation des demandes de travaux, évaluation de l'urgence, sollicitation des arbitrages, transmission aux équipes, via logiciel GMAO, formalisation de la réponse du suivi de traitement.
- Organisation des réunions des commissions,
- Réalisation de tableaux de bords sur différents sujets (congés, contrats, budget, etc.)
- Gestion de l'agenda (prise de rendez-vous, organisation et préparation de réunions, réservation de salles),
- Suivi des demandes d'intervention (Eclairage Public, Eau, assainissement ...)
- Suivi des contrats de maintenance et des fournisseurs
- Aider au suivi des stocks, commandes de fournitures et équipements techniques, demande de devis
- Suivi du planning des astreintes
- Gestion et transmission des convocations au visite médical, entretien individuel, autres.