Secrétaire à l'Institut de Formation en Soins Infirmiers du Bugey H/F - 38

Description :
Le CHPH recrute un(e) secrétaire à l'Institut de Formation en Soins Infirmiers / Institut de Formation aux Aide-Soignant(e)s H/F 100%, poste à pourvoir dès que possible.

Activités :
Activités liées à l'accueil
Accueil et orientation des personnes (apprenants, intervenants, personnes extérieures.) à l'institut ;
Réception et traitement des appels téléphoniques et ou des messages électroniques ;
Gestion des affichages divers au sein de l'institut, à destination du public, des apprenants et des personnels ;
Liens entre directeur/formateurs/ apprenants/partenaires.

Gestion administrative et pédagogique
Gestion du secrétariat de direction ;
Gestion des épreuves de sélection pour les formations AS et IDE ;
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers ;
Gestion des stocks de produits, de matériels relatifs à son domaine ;
Commande, réception et diffusion des documents nécessaires à la formation ;
Prise de notes, rédaction et mise en forme des courriers, notes, documents, rapports, procès-verbaux ;
Gestion du courrier ;
Préparation des dossiers en vue du jury final pour l'obtention du diplôme d'Etat d'aide-soignant et infirmier
Gestion des dossiers, archives et courriers : classement, archivage, . ;
Constitution et gestion de la tenue des dossiers de formation des élèves et étudiants ;
Préparation des évaluations théoriques (sujets, listes émargements...) ;
Saisie informatique des résultats des évaluations théoriques et cliniques sur le logiciel « gestion de la scolarité » avec le formateur référent ;
Saisie des absences sur le logiciel « gestion de la scolarité » avec le formateur référent ;
Préparation des documents pour les instances
Élaboration des conventions et courriers et relatifs aux stages, envoi des conventions et annonces de stage ;
Elaboration des courriers pour les intervenants extérieurs, mise à jour des dossiers pour rémunération des intervenants.

Missions secondaires
Elaboration des rapports annuels d'activité, en collaboration avec la coordinatrice pédagogique ;
Déclaration des accidents de travail des apprenants ;
Préparation des salles et de l'accueil pour certaines réunions et instances ;
Contribution à la réalisation de procédures et participation à la démarche qualité ;
Préparation des journées portes ouvertes en collaboration ;
Participation à la communication extérieure dans le cadre du plan d'attractivité de l'institut.

Compétences attendues
Maitrise de l'expression écrite et orale ;
Maitrise des techniques d'accueil et aptitudes relationnelles ;
Maitrise des applications bureautiques ;
Maitrise des nouvelles techniques de communication ;
Rigueur et organisation ;
Priorisation et anticipation ;
Adaptation et esprit d'initiative ;
Sens du travail d'équipe et du travail en réseau ;
Capacité à rendre compte de ses activités ;
Sens de la confidentialité.
Une expérience de secrétaire de direction ou de secrétaire administrative serait un plus.

Informations complémentaires
Type de contrat : CDD de 3 mois

Conditions de travail :

Horaires de travail 35h/semaine - CA et RTT selon protocole
Avantages :
- Temps de repas inclus dans le temps de travail ;
- Accès aux formations ;
- Mobilité interne ;
- Psychologue du travail ;
- Amicale ;
- Salle de sport ;
- CGOS dès le 1er mois ;
- Possibilité de logement.

Étude des candidatures sur lettre de motivation et CV.